Die Aufgabe
Der Kunde Let’s Learn a Language wandte sich 2021 an uns, um einen Wordle-Klon für die Website ihrer Kroatisch-Sprachschule zu erstellen. Aufgrund des Erfolgs dieses Projekts kontaktierte uns der Kunde in 2022 erneut, um über ein größeres Projekt zu sprechen.
Nachdem die Schule von einer einzelnen Einrichtung mit Präsenzunterricht zu mehreren Online-Schulen gewachsen war, erkannte der Kunde die dringende Notwendigkeit einer robusten und skalierbaren Plattform. Diese Plattform sollte die Verwaltung interner Daten und Prozesse – von der Planung der Unterrichtsstunden bis hin zur erneuten Kontaktaufnahme mit ehemaligen Schülern – erleichtern. Was anfangs als nützliches Zusatzfeature angesehen wurde, erwies sich schnell als unerlässlich für den effizienten Betrieb der wachsenden Online-Schulen.
Ein neues System wurde benötigt, um die bisherige Kombination aus Excel-Tabellen und behelfsmäßigen Werkzeugen abzulösen. Die angestrebte Lösung sollte alle für den Geschäftsbetrieb wichtigen Aspekte abdecken: die Verwaltung von Interessenten, Schülern, Lehrern, Klassen, Lektionen sowie Buchungen und Zahlungen. Zusätzlich war es wichtig, dass das System auch das Feedback und die Zufriedenheit der Schüler erfassen und nachverfolgen konnte.
Unsere Aufgabe war es, dieses System in der ersten Hälfte des Jahres 2022 zu planen und umzusetzen.
Über den Kunden
Let’s Learn a Language betreibt mehrere Sprachschulen, die Live-Unterricht online anbieten. Das Unternehmen ist seit 2008 tätig und hat in dieser Zeit über 10.000 Schüler unterrichtet. Das Team besteht aus 20 Personen und bietet aktuell Unterricht für vier verschiedene Sprachen an.
Unsere Lösung
Wir arbeiteten eng mit zwei Mitgliedern des Kundenteams zusammen, der Leiterin der Schule und der Haupt-Teamkoordinatorin. Die erste Projektphase konzentrierte sich ausschließlich auf die Planung: Definition des Umfangs des Systems, der einzubeziehenden Daten und Prozesse und wie das System in den täglichen Betrieb von Let’s Learn a Language passen würde.
Für das System definierten wir folgende Nutzertypen:
- Lernkoordinatoren: Nutzen das System, um mit Interessenten zu interagieren, diese später Lerngruppen zuzuweisen sowie Buchungen und den Zahlungsprozess anzustoßen.
- Lehrer: Protokollieren stattfindende Unterrichtseinheiten, dokumentieren den behandelten Stoff und tracken die Anwesenheit der Schüler.
- Schüler: Geben Feedback zu Unterrichtseinheiten und Lehrern.
Bzgl. Software und Technologie wählte wir folgendes Setup:
- Symfony + Vue.js als Hauptplattform für das Projekt
- Google Forms für das Sammeln von Feedback (mit Einspeisung der Ergebnisse in die zentrale Datenbank)
- Looker Studio mit Anbindung an die zentrale Datenbank zur Bereitstellung von Dashboards, mit denen Geschäftsprozesse gemonitort werden können
Nachdem das System einsatzbereit war, kooperierten wir eng mit dem Kunden, um die vorhandenen Daten in das neue System zu übertragen. Dieser Migrationsprozess verlief überraschend schnell und reibungslos.
Als abschließenden Schritt des Projekts widmeten wir einen Nachmittag der Schulung des Kundenteams, um sicherzustellen, dass sie mit dem neuen System vertraut wurden. Während der ersten Betriebswochen standen wir weiterhin für Fragen zur Verfügung und halfen bei der Lösung aufkommender Probleme und Fehler.
Lessons learned
Obwohl das geplante und tatsächliche Budget gut übereinstimmten, unterschätzten wir die benötigte Zeit zur Fertigstellung des Projekts um beinahe die Hälfte.
Der Hauptgrund dafür lag in der Entscheidungsfindung innerhalb des Kundenteams. Die Planung und Durchführung des Projekts führten zu Diskussionen und der Notwendigkeit, eine Vielzahl von Prozessen zu definieren, die bis dahin immer individuell behandelt worden waren.
Glücklicherweise hatte diese Fehleinschätzung keine gravierenden Folgen. Jedoch ermöglichte uns dieses Projekt, ein tieferes Verständnis für die Veränderungen zu entwickeln, die die Einführung eines neuen Systems mit sich bringt – in diesem Fall die Notwendigkeit, Kerngeschäftsprozesse festzulegen und zu dokumentieren.
Highlights
Automatische Zahlungsaufforderungen und -verarbeitung
Zahlungsaufforderungen werden automatisch generiert und an Schüler gesendet. Bei abgeschlossener Zahlung erhält das System eine Bestätigung und validiert automatisch die Buchung.
UX-Design, das Geschäftsprozesse widerspiegelt
Dank der gemeinsamen Anstrengungen beider Teams, die Geschäftsprozesse des Kunden genau zu verstehen, gelang es uns, UX-Elemente zu entwickeln, die diese Prozesse präzise abbilden. Wir konnten Formulare erstellen, die Daten automatisch vorauswählen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis beitrug.
Dashboards für bessere Ressourcenplanung
Unser Mitinhaber Michi, ein bekennender Datenfanatiker, nutzte die zentrale Datenbank, die das Herzstück des neuen Systems bildet, um ein Dashboard zu erstellen, das dem Kunden wertvolle Einblicke in Aspekte wie Lehrerkapazitäten und den Life Time Value von Schülern bietet.
Impact für den Kunden
Anfang 2023 erreichte uns ein Update vom Kunden, das bestätigte, dass das Projekt alle gesetzten Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern sogar übertroffen hatte. Durch die Rationalisierung und Automatisierung der Prozesse konnte der Eigentümer von Let’s Learn a Language (LLaL) eine Reduktion des Verwaltungsaufwands um etwa einen Vollzeitmitarbeiter (1 FTE) feststellen. Zudem war das letzte Quartal des Jahres 2022 das erfolgreichste in der Geschichte des Unternehmens. Dieser Erfolg wurde hauptsächlich dem Projekt und den damit einhergehenden Veränderungen im Unternehmen zugeschrieben.